مقدمه
شاید بتوان مهمترین دلیل موفقیت سازمان ها را در داشتن اطلاعات دقیق، به روز و کامل از سازمان دانست که تابلویی برای رصد وضعیت سازمان و تصمیمگیری به موقع باشد. در حال حاضر میتوان گفت سازمان ها با تعداد قابل توجهی از سیستم های پایه و اطلاعاتی روبرو هستند که اغلب برای مدیران دسترسی به همه آنها، مشکل و گاها غیرممکن است. ارائه یک سامانه که بتواند نمایی از وضعیت و عملکرد سازمان باشد و آن را در مقایسه با اهداف و برنامه، مزایای بالایی دارد.
اجرای چنین سیستمی سبب موفقیت سازمانها در اجرای امور صحیح و جهتدهی مناسب به آنها خواهد شد.
اما نکته مهم تر در خصوص داده ها، دریافت گزارش ها و اطلاعات مربوط به اداره از یک کانال مطمئن با دسترسی ساده و سریع می باشد. این امر زمانی میسر می شود که بتوان چند مساله کلیدی را با توجه به شرایط، حل نمود:
1- تعریف و تعیین پایه ای یا وابسته بودن داده ها (برحسب ماهیت داده ها، ماموریت دفاتر (یا سامانه ها) و آمادگی دفاتر در تولید داده ها، بایستی بتوان منبع اصلی داده های پایه را مشخص نمود که دیگر داده ها به نوعی برحسب داده های پایه، محاسبه و استخراج می شوند.)
2- دسترسی به منابع مختلف داده ای که از طریق سامانه های عملیاتی متنوع، اطلاعات موجود در فایلهای اکسل، فرم های ورودی و یا دیگر فایلهای حاوی داده ، مهیا میشود.
3- دسترسی به اطلاعات سابقه ای
4- ایجاد و ارائه گزارش های عملیاتی، آماری و تحلیلی، داشبوردی او عملکردی از یک پنجره واحد
5- مدیریت هشدار و آگاهی دادن به مدیران برای رصد وضعیت سازمان به ویژه در مقایسه با اهداف و شاخصها
انواع گزارش ها
گزارش های عملیاتی
ًبه ردهای از گزارش ها اشاره دارد که عموما مورد استفاده کارشناسان و کارکنان میباشد و به جزئیات اطلاعاتی یک موضوع اشاره دارند، مثلا گزارشی که وضعیت پرونده یک ملک را به تصویر میکشد و امکانی برای نمایش و چاپ اطلاعات تفصیلی آن ملک نشان میدهد. چنین گزارشی عموماً توسط سامانههای عملیاتی خاص، تولید میشود. با این وجود سامانه داشبورد و گزارشهای تحلیلی و مدیریتی امکانی را مهیا مینماید که قالبهایی برای گزارش های عملیاتی در اختیار کاربران قرار دهد
گزارش های آماری
گزارشهای آماری به بررسی کارکردهای حیاتی سازمان پرداخته و این امکان را برای مدیران فراهم میکنند تا از وضعیت چنین کارکردهایی در هر لحظه مطلع باشند. این داشبوردها برای نظارت بر فعالیتها و رویدادهایی هستند که همواره در
.حال تغییر بوده و ممکن است نیاز به توجه لحظهای داشته باشند
این گزارش ها و داشبوردها تحلیل و آنالیزی را بر عهده ندارند. یک داشبورد عملیاتی خوب، در لحظه، سریع و قابل اجرا است. چنین داشبوردهایی بیشتر توسط مدیران میانی بخشهای مختلف سازمان استفاده میشوند تا در سطوح اجرایی.
.تجمیع این گزارش ها و ارائه یکدست و یکنواخت آنها به مدیران میانی، از اهداف اصلی پروژه سامانه گزارش ساز مدیریتی می باشد
گزارش های ارزیابی عملکرد
گزارش ها و داشبورد تحلیلی همان طور که از نامشان مشخص است، با آنالیز اطلاعات، مدیر سازمان را در اتخاذ تصمیم یاری مینمایند. این داشبوردها، شامل بازبینی و مقایسه اطلاعات سنواتی و ارزیابی عملکرد سازمان میباشند. با در اختیار داشتن یک داشبورد تحلیلی، مدیر به آسانی میتواند درکی صحیح از وضع موجود و دلایل آن به دست آورد. به عنوان مثال، با استفاده از یک داشبورد تحلیلی میتوان مشخص کرد که چرا اهداف واحد خاصی محقق نگردیده و چه مسائلی .دستیابی به این اهداف را ناممکن ساخته است
گزارش های استراتژیک
داشبوردهای استراتژیک غالباً برای مقایسه وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک، مورد استفاده قرار میگیرند. این داشبوردها، امکان بازبینی کلی و سریع از وضعیت کنونی سازمان را فراهم کرده و به مدیران برای تصمیمگیریهای اجرایی مانند تنظیم اهداف کوتاه مدت، میانمدت و بلندمدت
کمک شایانی میکنند. این داشبوردها با استفاده از اطلاعات دورهای تهیه میشوند
قابلیتهای مهم سامانه
ردیف
|
گروه قابلیت
|
زیرقابلیت ها
|
1
|
اطلاعات سابقه ای و Historical
|
ذخیره/دسترسی به داده های آرشیویی
امکان فیلترینگ داده ها بر اساس بازه های زمانی
امکان استخراج اطلاعات تجمیعی سابقه ای از منابع داده ای (امکان تعریف و ذخیره پرس و جو) برای دسترسی به اطلاعات تجمیعی
ثبت آخرین نسخه از داده های استخراج شده
|
2
|
سوابق جداول
داده ای
|
ذخیره تغییرات در سوابق داده ای
امکان تغییرات دادهای بعد از ثبت توسط ادمین
تفکیک حالت "ذخیره" و "ثبت" در سوابق داده ای
|
3
|
اطلاعات پایه ای
|
امکان تعریف پایهای بودن داده
تعریف پایهای بودن دادههایی که اتوماتیک از سامانه های عملیاتی استخراج می شوند.
جداسازی داده های مشتق شده از داده های پایه
|
4
|
مدیریت داده های میانی(جداول میانی)
|
ایجاد منبع داده ای
مدیریت ستونها
گروه بندی ستون ها
مرتب کردن برحسب ستون ها
پارامتریک کردن منبع داده ای
پارامتریک نمودن منبع داده ای بر اساس کامبوباکس
پارامترکردن منبع داده ای برحسب تاریخ
ایجاد ستون جدید به صورت ترکیبی از دیگر جداول
قابلیت فراخوانی وب سرویس ها
|
5
|
مدیریت جداول
|
ایجاد جدول جدید
مدیریت دسترسی به جداول
ایجاد ستون ترکیبی روی جداول
ایجاد اتوماتیک جدول از منبع داده ای
ترکیب جداول
ایجاد ویو از جداول با استفاده از Query
ایجاد پویای پرس و جو برای ایجاد جداول و ویوی جدید
|
6
|
مولفه واکشی داده ها
|
تعریف پویای وبسرویسهای واکشی کننده دادهها
تعریف sql روی ویوها و پایگاهدادههای عملیاتی
امکان ذخیره فهرستی از منابع دادهای
ذخیره آدرس منبع دادهها(فایل ها، آدرس وب سرویسهای مبدا، آدرس پایگاهدادههای مبدا، آدرس ویوها و...)
واکشی دادهها از منابع مختلف
|
8
|
زمانبند واکشی داده ها
|
ایجاد زمانبندی برای فراخوانی داده ها با استفاده از دورهها و تاریخهای خاص
امکان تعریف زمانبند روی فیلدها
امکان اتصال زمانبند به مولفه استخراج کننده دادهها
|
9
|
فرمولسازی و ایجاد داده های تجمیعی
|
انجام عملیات جمع، متوسط گیری، تعداد و ...روی فیلدها بر اساس گروهبندی
ایجاد فیلدهای تجمیعی
امکان ایجاد یک EXP با استفاده از عملگرهای ریاضی و دیگر عملگرهای آماری روی فیلدهای مختلف دادهای
|
10
|
ایجاد جداول دادهای با دیدگاه تحلیل داده ها (Data Marts)
|
ذخیره موضوعی دادههای مرتبط با گزارشهای تحلیلی
مدیریت انباره دادهای
|
11
|
به روز کردن ظاهر سیستم
|
بهبود انعطاف ظاهر سیستم
استفاده از UI/UX در ظاهر سیستم
امکان شخصی سازی ظاهر سیستم
|
12
|
فرم ساز
|
ایجاد ستون اطلاعاتی
توضیح انواع ایتم های فرم
تنظیم ایتم های ورود اطلاعات
اجباری نمودن تکمیل برخی از فیلد ها توسط کاربر در فرم هنگام ورد اطلاعات
تنظیم طول عرض فیلد های فرم
کنترل کاراکتر های ورودی توسط کاربر با محدود کردن طول فیلد
ایجاد فیلد توضیحات به ازای هر فیلد برای راهنمایی به کاربر
توضیحات کلی فرم در ابتدای فرم برای راهنمایی به کاربر
ایجاد فیلد کمبو باکس منبع داده
قطعه کد بارگزاری کمبو باکس منبع داده
ایجاد کمبو باکس ساده
ساخت منبع داده از روی دیتای فرم
ایجاد فرم پدر-فرزندی
|
13
|
تایید ورود داده ها
|
چرخش یک فرم بین کاربران با دسترسیهای مختلف به فیلدها و عملگرهای مختلف مانند ورود، تایید، تصویب و..
|
14
|
گزارش ساز داده های عملیاتی
|
ایجاد انواع گزارشها در قالب هیستوگرام، میلهای، دایرهای و ...
ارائه انواع گزارشها بر اساس تمامی و یا تعدادی از فیلدها
قابلیت درج Query در جداول و یا ترکیب جداول منتج به گزارش
قابلیت ذخیره گزارشها
امکان تعریف پارامترها، فیلترها، شناسنامه، دادههای کلیدی و روش نمایش گزارشها
ایجاد جدول در گامهای مشخص (مشخصات گزارش، فیلدها و پارامترها، نوع نمایش دادهها، کاربران و ...)
|
15
|
گزارش ساز داده های تحلیلی و مقایسه ای
|
امکان ایجاد نمودارهای مقایسهای بر حسب مکان، زمان، طبقات مختلف یک فیلد دادهای
نمایش خلاصه دادهها در قالبهای نموداری، دایرهای و.. قابل فهم برای مدیران با حذف جزئیات
مقایسه بین مقادیر تجمعی دادهها برگرفته از منابع مختلف دادهای
امکان ثبت اطلاعات تحلیلی توسط کاربران روی نمودارها
پررنگ کردن دادههای کلیدی مانند ماکزیمم، مینیمم، متوسط و ...
مرور کردن در گزارشها از کل به جزء(در صورت وجود مسیر دادهای کل به جزء)
امکان تعریف پارامترها، فیلترها، شناسنامه، دادههای کلیدی و روش نمایش گزارشها
|
16
|
مدیریت درخت گزارش ها
|
اضافه کردن زیر مجموعه به گزارش اصلی
تنظیم دسترسی ها به درخت گزارشات
اضافه کردن گیج، نمودار و ...به درخت گزارشها
مدیریت دسترسی به درخت گزارشها
|
17
|
مدیریت آلارم
|
ایجاد آلارم روی فیلدها
مدیریت نمایش آلارم
زمانبندی آلارمها برای اطلاعرسانی کهنهبودن دادهها
استفاده از رنگها برای وضعیت دادهها(مانند سبز، نارنجی و قرمز برای نمایش حالات مختلف داده)
امکان تعریف یک EXP و نسبت دادن آن به آلارم
|
18
|
مدیریت شناسنامه داده ها
|
امکان اضافه شدن اطلاعات شناسنامهای به گزارشها
تولید اتوماتیک مقادیر اطلاعات شناسنامهای
|
19
|
مدیریت کاربران و دسترسی ها
|
تعریف نقشها
تعریف کاربران
دسترسی دسترسی نقش ها
مدیریت کاربران، نقش ها و دسترسی ها
|
20
|
مدیریت Log
|
امکان ثبت تمامی رخدادها و عملیات انجام شده کاربران
جستجو در Log
|
21
|
فیلترکردن داده ها
|
انتخاب ساده فیلدها برای فیلتر کردن
استفاده از انواع عملگرها در فیلترکردن
استفاده از انواع توابع پایه در فیلتر کردن
استفاده از انواع فیلدهای تاریخ، عددی، رشته ای و کامبوباکس با استفاده از عملگرهایی مانند برابری، بزرگتر، شامل و ..
|
22
|
اطلاع رسانی به کاربران
|
امکان اطلاع به کاربران(از طریق پیامک و ایمیل) در صورت تغییر در داده ها
امکان تعریف EXP برای مشخص نمودن زمان اطلاعرسانی برحسب زمان، تغییر در داده ها، مقدار داده
اشتراک گزارش ها بین کاربران
دریافت دستور از طریق پیامک
|
23
|
شخصی سازی UI
|
طراحی UI ساده و قابل فهم
شخصی سازی UI برحسب نوع کاربر و چیدمان انتخابی گزارش ها
Responsive بودن UI
|
24
|
داشبورد
|
ایجاد منبع اطلاعاتی برای داشبورد :
ایجاد ابعاد اطلاعاتی جدید از روی ستون تاریخ منبع داده و اتصال آن با Dimension تاریخ برای اضافه نمودن ابعاد اطلاعاتی مانند هفته ماه فصل و نیمسال برای طراحی داشبورد
ایجاد داشبورد جدید :
نام گذاری داشبورد
تخصیص منبع داده به داشبورد
تخصیص استفاده کنندگان از داشبورد
اشتراک داشبورد در درخت گزارشات
طراحی داشبورد
نمودار :
ایجاد نمودار
نمایش مقادیر نمودار
تنظیم رنگ ستون های نمودار
تغییر نوع نمودار
گرید :
ایجاد گرید جدید
ارتباط گرید با دیگر گزارش ها مانند نمودار و…
Pie Chart
تنظیمات گرید اطلاعاتی
label
فیلترینگ ترکیبی
|
26
|
خروجی گزارش ها
|
تولید خروجی گزارش ها با فرمت های PDF، اکسل و پاورپوینت (بر اساس فرمت توافق شده)
امکان چاپ گزارش ها بر اساس فرمت از قبل تعیین شده
|