آزمایشگاه تخصصی معماری سازمانی سرویس گرای دانشگاه رازی

سیستم نرم افزاری گزارش های آماری و مدیریتی دانشگاه رازی (داشبورد مدیریتی)

در حال حاضر در دانشگاه رازی کرمانشاه، سیستم های اطلاعاتی و عملیاتی در انواع گوناگون و در طی دوره های مختلف مدیریت، با سلایق خاص پیاده سازی شده و به هر دو صورت تقریبا یکپارچه (مانند سیستم گلستان) و جزیره ای (مانند سیستم مالی دانشکده ها) در حال بهره برداری می باشند. بعلاوه، در مواردی ممکن است با وجود سیستم مکانیزه، هنوز اطلاعات و داده های لازم به درستی ثبت نشده باشند. در مورد بعضی از حوزه ها مانند امور فرهنگی نیز اطلاعات در سیستم های ملی مانند پورتال فرهنگی کشور ثبت می گردد که دسترسی به آنها به راحتی میسر نیست. متاسفانه سیستمهای عملیاتی موجود، علیرغم اجرای مناسب تراکنشها و تعاملات داده ها برای کاربران خود، هنگام گزارشگیری، تحلیل و دسترسی به آمار با مشکلات عدیده ای مواجه می شوند، که عمده این مشکلات ناشی از عدم به کارگیری تکنولوژی مناسب در این سیستم ها و فقدان یکپارچگی داده ای است. به عنوان مثال ممکن است یک فیلد داده ای مانند اطلاعات دانشجو در بسیاری از سیستم ها مانند آموزش، کتابخانه و یا امور دانشجویی به طرق و فرمت های مختلف ذخیره شده باشد. لذا می توان گفت دانشگاه با مجموعه ای از سیستم های نرم افزاری متنوع و گاها ناسازگار، روبهرو است که اغلب گزارشهای تهیه شده از این سیستم حداکثر در سطح کارشناسان و مدیران میانی، قابل استفاده است و نمی توان گزارشهای حاصل از آنها را در سطح مدیران ارشد و عالی سازمان، به کار گرفت. واضح است که مدیران ارشد دانشگاه، خواستار دریافت گزارشهای آماری در سطح ارقام و عدد به صورت خلاصه بوده و علاقمند هستند که وضعیت دانشگاه را بر اساس مجموعه شاخص های مشخص و در قالب نمودارها و الگوهای گویا، مشاهده نمایند. از این رو به منظور حل مشکلات و چالش های مذکور، با توجه به جلسات و دیدارهایی که با مدیر و کارشناسان ارشد دفتر طرح و برنامه صورت گرفت، مسئولیت طراحی و پیاده سازی سیستمی با عنوان سیستم نرم افزاری گزارش های آماری و مدیریتی دانشگاه رازی (داشبورد مدیریتی) برعهده ی آزمایشگاه معماری سازمانی دانشگاه رازی قرار گرفت. اهم اهداف در نظر گرفته شده برای سیستم مذکور، به شرح زیر هستند:

  • ارائه ی آمارهای به روز از وضعیت جاری دانشگاه بر اساس شاخص های مشخص
  • تدوین مجموعه شاخص های استاندارد برای توصیف وضعیت جاری دانشگاه
  • خودکار نمودن اخذ گزارشها از بخش های مختلف تا حد ممکن
  • دسترسی سریع به اطلاعات آماری در صورت اعلام مدیران
  • دسترسی طبقه بندی شده به اطلاعات آماری توسط کارشناسان و مدیران واحدهای مختلف
  • ایجاد یک مخزن متمرکز از داده های آماری جمع آوری شده از سطح دانشگاه
  • تدوین روال های مشخص برای محاسبه ی مقادیر شاخص ها